Cara Membuat Mail Merge Word

Tutorial kali ini adalah Cara Membuat Mail Merge Word dengan Excel 2007. Karena keseharian saya yang sering bergelut dengan surat menyurat menjadi sangat penting untuk bekerja epektif dan efisien, sehingga pekerjaan yang numpuk mampu diselesaikan dengan cepat. Untuk itu bagi seorang yang berhubungan dengan surat menyurat atau seorang administrasi menjadi sangat penting untuk tahu yang namanya Mail Merge. Karena mail merge merupakan cara cepat untuk membuat surat dengan banyak penerima atau tujuan dengan isi surat yang sama. Tepatnya, dengan menggunakan mail merge kita dapat membuat label surat dengan cepat dan efisien.
Fungsi membuat mail merge word banyak sekali tidak hanya surat atau label saja. semua kegiatan administrasi yang membutuhkan penerima yang banyak namun dengan isi yang sama maka lebih baik membuat mail merge di word. Diantara fungsi mail merge adalah untuk membuat surat undangan, sertifikat, untuk label alamat, amplop, kartu anggota, kartu ujian dan lain-lain.
Cara Membuat Mail Merge Word tidak hanya bisa dilakukan di word 2007 tapi versi sebelumnya Microsoft word 2003 atau sesudahnya Microsoft word 2010 dan 2013. Cara Membuat Mail Merge Word juga dapat dilakukan pada setiap versi dari Microsoft office Word. Dan caranyapun kurang lebih sama.
Sesungguhnya ada beberapa cara membuat mail merge word diantaranya cara membuat mail merge word dari access, cara membuat mail merge word dari contack outlook. Tapi pada artikel ini kita akan membahas cara membuat mail merge dari excel karena lebih familiar digunakan dan semua pengguna komputer telah mengenal word 2007 dan excel 2007 atau versi lainnya.
Cara membuat mail merge di word dengan excel, dilakukan dengan membuat 2 file yaitu : file excel (data penerima) dan file word (surat yang akan dikirim). kemudian menggabungkan keduanya.
Bagaimana Cara Membuat Mail Merge ?
Pertama, Membuat Daftar Penerima Surat (Excel)
buat daftar penerima surat dengan file excel 2007 atau versi lainnya (excel 2003 atau 2010) dengan nama penerima dan alamat seperti gambar dibawah. simpan dengan nama penerima.xlsx

Kedua, Membuat Surat (Word)
Buat surat dengan word 2007 atau versi lainnya (word 2003 atau 2010) dengan posisi nama penerima dan alamat seperti gambar dibawah. simpan dengan nama surat.docx

Ketiga, Menggabungkan kedua file
Menggabungkan penerima surat (file excel) dengan surat (file word) dengan cara :
Klik tab Mailings pada ms word. Kemudian pilih Select Recipients dan pilih Use Exsisting List.

Cari daftar penerima (file excel) yang telah dibuat dan disimpan sebelumnya. dan klik Open.Maka akan muncul gambar pilihan sheet. pilih sheet1$ dan klik OK. Seperti pada gambar ini.

Letakkan kursor dibawah teks Kepada Yth. (file word) untuk letak nama penerima surat. dan klik tab Mailings kemudian klik Insert Merge Fields.
Maka muncul gambar dibawah. pilih Nama dan klik tombol Insert. Maka mucul teks Nama dengan double siku.
Kemudian letakkan kursor dibawah atau di samping teks Di (letak alamat penerima surat). dan klik tab Mailings kemudian klik Insert Merge Fields. pilih Alamat dan klik tombol Insert.Maka muncul teks Alamat dengan dobel siku.
Lihat gambar ini supaya lebih jelas :

cara membuat mail merge di word sudah selesai
Mudah kan? untuk melihat hasilnya klik tab Mailings kemudian klik Preview Results.

Maka muncul nama Kepala SDN Nagarakembang 1 sebagai penerima pertama dengan alamat Ngarakembang karena pada (file excel) urutannya berada pada baris pertama.

Cara cetak atau print mail merge word
untuk print mail merge word yang sudah jadi klik tab Mailings kemudian klik Finish & Merge. Pilih Print Documents.

Jika ingin semuanya di print maka pilih all tapi jika ingin sebagiannya saja maka pilih From, lalu masukan nomor halaman berapa yang ingin sobat print. seperti gambar ini.

Demikian tutorial cara membuat mail merge word.
Semoga bermanfaat.